El inventario de material de oficina es el procedimiento mediante el cual se puede determinar exactamente el valor de los bienes en stock. Para los autónomos y empresarios, resulta fundamental mantener una lista actualizada de su inventario.
Los artículos en inventario se consideran propiedad de la compañía y deben figurar en los documentos financieros. Obviamente, no todo tiene que ser inventariado; como norma general, es recomendable incluir todo el material que se desee asegurar. En él constará de forma precisa esta información con vistas al cálculo del seguro en caso de robo, incendio, inundación u otro incidente que pueda afectarle.
Método para realizar un inventario de material de oficina
Cada tipo de actividad empresarial te indica por sí mismo los elementos apropiados para inventariar. Por ejemplo, una oficina de abogados solo podría tener equipo de oficina, mientras que una tienda de comestibles podría tener: cajas registradoras, estantes, refrigeradores, congeladores y productos alimenticios.
Adjunta a la documentación de tu inventario copias escaneadas de los recibos de tus compras, así como copias de fotos digitales de algunos artículos valiosos. Guarda el software y los archivos de imagen en un lugar seguro y protegidos por contraseña. Proporciona una copia electrónica del inventario a tu abogado, al contable y el agente de seguros.
Utilización de herramientas informáticas adecuadas. Elige el tipo de software apropiado para registrar y actualizar tu inventario. Muchas empresas utilizan una hoja de cálculo de Excel para enumerar los artículos. En cada registro figurará la descripción de cada ítem, por ejemplo: cantidad de artículos, números de serie del equipo, el nombre del fabricante, el precio de venta.
Ventajas de usar modelos de inventario de material
Si acabas de crear tu empresa, o acabas de empezar a trabajar como autónomo, y no sabes cómo hacer un inventario de material de oficina, las plantillas pueden resultar muy útiles. Las plantillas, por su gran usabilidad, resultan ideales para pequeñas empresas o cualquier persona que no necesite un inventario muy elaborado. Puedes consultar el inventario por nombre de artículo, descripción, ID y precio por unidad.
Existen diferentes modelos, tanto en el software de hojas de cálculo, como gratuitas en internet, que resultan herramientas versátiles en diferentes circunstancias: para la administración de activos personales y comerciales, para el inventario de productos, etc. El uso de plantillas de gestión de inventario aporta ventajas a las pymes y autónomos.
La gestión de tu inventario se agiliza y pierdes poco tiempo en esta tarea gracias al diseño claro y sencillo. Al igual que en los programas más sofisticados, las plantillas de Excel, ofrecen la personalización de las columnas a la medida de tu negocio, y los cálculos se realizan automáticamente mediante fórmulas programadas.
Las plantillas permiten la visualización actualizada del estado de tu inventario. Rastreas el tamaño y el valor de tu inventario actual, y los artículos no disponibles o descontinuados. Gestión de pedidos: un registro preciso de tu inventario te ayudará a mantenerte al día con las fechas de pedido y con los artículos que ya no están disponibles.
Estadísticas empresariales para planear tus gastos de material de oficina. En las plantillas también puedes crear estadísticas. En ellas, compruebas las tendencias de consumo de material de oficina, identificar los productos más necesarios y realizar un seguimiento de tus proveedores. Para ciertos consumibles, resulta fundamental.
Esta serie de consejos sobre cómo hacer un inventario de material de oficina, pueden adaptarse sin problema según el tamaño de tu negocio.
¿ Dónde finalizar la compra de tu material de oficina?
En nuestra tienda podrás hacer la compra del material con envíos en 24 horas y los mejores precios del mercado. Queremos facilitártela compra en las diferentes secciones que tenemos para que puedas encontrar tus artículos para la oficina. Si tienes dudas y prefieres preguntarnos por teléfono también te atenderemos. Nuestro teléfono de atención al cliente es: 925 24 12 99 / 925 23 22 56 y el email: eurosystem3@hotmail.com
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